イベント（会場）責任者の役割・求められるスキル

こんにちは。モウカクです。
本記事では、イベント運営スタッフの種類と役割についてもう少し深掘りして解説してみたいと思います。

私は過去にイベント運営会社での勤務経歴があり、イベント運営の主催、責任者として100件以上のイベントに携わってきました。そこで、スタッフ別に「主催者側が求めているのはこういうこと」というアプローチを交えながら細かく説明してみたいと思います。
それではいきましょう！

イベント（会場）責任者の概要

運営の進行と状況を逐次確認しながらイベント全体の統括を担う立場です。
イベント成功のため、多角的な視点でイベント全体を見渡す役割が求められます。トラブルや不測の事態、緊急の内容に関する対応方法を事前に主催者側とシミュレーションを行い、万一イベント当日に発生した場合は責任をもって対応する役割となります。
イベント当日は何かあった時に備えて具体的な業務は持たずに統括業務に専念するのが望ましいですが、少人数のイベント運営時は当日の運営や進行を兼任する場合もあります。

イベント（会場）責任者　主な業務

当日のイベント運営の全体進捗管理

当日のイベント運営が問題なく実施できるよう、スタッフの勤務状態、イベント参加者の状態、イベント会場の環境、空調状態、また天候状況や交通情報なども都度確認しながら、タイムテーブルに則ってイベントの運営全体を統括・進行します。

他スタッフへの業務指示、タイムスケジュール管理

当日のイベント運営が遅滞なく進行出来るよう、他のスタッフ（イベント進行役、イベント進行役補助員、会場内誘導員、会場外誘導員など）に対して、当日の業務マニュアルに基づき業務説明、指示をします。
また、イベント進行に支障が生じていないか等についてスケジュール管理を行います。

主催者への状況報告

当日のイベント運営の進行状況について、必要に応じて逐次状況報告を行います。

イベント参加者への対応

当日のイベント参加者に何かしらが生じた場合（体調不良の申し出、クレームの申し出）、主催者と協議のうえで適切な対応を行います。

緊急事態、不測事態発生時における状況確認、指示

当日のイベント中に緊急事態や不測の事態が発生した場合、主催者に対して速やかに事案を報告、対応を協議のうえ、現場対応を行います。

イベント（会場）責任者の服装

男性、女性ともにスーツスタイルが望ましいです。
ヘアワックスや香水などは、無香料または微香性のものに留めたほうが望ましいです。
靴は革靴、動きやすいものが基本ですが、静穏性の強いイベント（試験、講習、セミナーなど）では、ソールの音が鳴るタイプやヒールは止めた方がよいです。（来場者からのクレームに繋がる可能性があるため）

イベント（会場）責任者に求められるスキル

リーダーシップがとれる

イベント（会場）責任者は、当日のイベント運営の全体統括を担う立場であり、他スタッフの業務管理を行う立場でもあります。
よって、イベント全体が円滑に進めるために統率をとれるリーダーシップが求められます。

冷静な判断が出来る

イベント（会場）責任者は、当日のイベントの進行状況について把握をする役割のほか、イベント来場者の状況やイベント会場の環境状態に関する把握、また緊急の事態や不測の事態が発生した時には正確な状況把握と迅速な対応が求められることになります。
よって、冷静に物事を把握し判断を行う能力が求められます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事では、イベント（会場）責任者の役割や求められるスキルなどについて解説してみました。

今回の記事をここまで読んでくださったみなさんの中で、

と思われた方がいらっしゃれば、ぜひチャレンジしていただければと思います。
イベント（会場）責任者はイベント当日の責任を担う役割となるので、負担やプレッシャーは他の業務と比べても大きいのは確かです。ただ一方で、状況把握能力や時間管理力・説明能力など、身に付いたり鍛えられるスキルは相当なものがあります。イベントやり遂げたあとの達成感や充実感も大きいですよ！

では今回はこの辺で。長々とお付き合いいただき有難うございました m(__)m