こんにちは。モウカクです。
今回はイベント運営におけるイベント（会場）責任者、イベント（会場）副責任者が心構えとして持つべきこと、また留意すべき点などについて解説してみたいと思います。
私は過去にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催、責任者として通算100件強のイベントに携わってきた経験があります。その時の経験を踏まえて、「主催者側が求めている観点」によりフォーカスをあてて書き進めていきたいと思います。よろしければ最後までお付き合いください。
それではいきましょう！
持つべき心構え・留意すべき点
イベント当日の責任者・リーダーである自覚をもつ
当たり前のことですが、イベント（会場）責任者やイベント（会場）副責任者を務める以上はイベント当日の責任者・リーダーである自覚をもつ必要があります。
イベント参加者にとってはもちろんのこと、他のイベントスタッフにとっても当日の責任者・リーダーということになります。何らかの事態が発生した場合にはイベントに来場している全員が頼りにする存在です。
学校で言えば生徒会長や学級委員長、会社でいえばプロジェクトリーダーのような立ち位置だと考えてもらえると分かりやすいでしょう。
少なくともイベント当日は「自分が責任者・リーダーとしてこの場を引っ張っていくんだ」という自覚をもって臨んでいただく必要があります。
過去に、責任者業務に応募してきたのにも関わらず、イベント当日に「自分では何も決められない。だから聞かれても困る」と言って他の運営スタッフを困惑させた方に当たったことがあります。
・・・これでは非常に困ります。責任者業務を全く放棄してしまっています。
・主催者から事前に配布される業務マニュアルを熟読し、当日のフローを把握する
・よくある質問やQ＆Aを確認し、事前準備をおこなう
・他のスタッフの業務内容、タイムテーブルを把握する
上記に記載した項目は最低限対応できないと、責任者・副責任者として役割を果たしてもらうことは厳しいと言わざるを得ません。そのために事前準備はしっかりとしていただくことをおススメします。
最低限、主催者が用意する業務マニュアルに記載されている内容については事前に読み込んで把握し、イベント当日はスムーズな対応が出来るように準備をしておきましょう！
イベント当日は主催者の代弁者である
イベントの主催者は、当日のイベント運営に従事するスタッフに主催者の信用を託しています。
スタッフの中でも特にイベント（会場）責任者やイベント（会場）副責任者は、中でも信用を託す度合いが強くなります。
イベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者に採用されたということは、当日のイベントの質と主催者の信用を託されたということです。言い換えれば、イベント当日は主催者の代弁者であるのです。
少なくとも主催者は上記の視点をもって接します。
従って、ある程度の事前準備は必要不可欠となります。
大抵の場合、主催者側より事前にイベント当日の業務マニュアルが渡されることになりますので、マニュアルの熟読はもちろんのこと、以下の観点は事前に頭に入れておくことが望ましいです。
・イベントの実施目的は何か。
・イベント主催者の理念は何か。
・主催者はどういう思いをもってイベントを開くのか。
・イベント参加者の年齢層、属性はどのような感じか。
・イベント参加者はどういう思いをもってイベントに参加してくれているのか。
・イベント当日、どうすれば参加者は満足してくれるのか。
・イベント当日、どういう運営を主催者は求めているのか。
主催者側の観点からみれば、上記の項目は事前に把握したうえでイベント当日に臨んでもらいたいというのが正直なところです。
上記のように並べて書くと、ハードルを高く要求しているように見えるかもしれませんが、実は上記内容は私たちの日常生活で何気なく行動していることと同じようなことなのです。
例として、ある商品の購入を検討していて複数の通販サイトをチェックしているとしましょう。
この時、私たちは・・・
・価格が一番安いのはどのサイトか。送料の有無は。
・決済方法は何に対応しているか。
・顧客情報登録するうえで、セキュリティは万全か。
・商品発送までの日数はどのくらいか。
・顧客満足度はどうか。（カスタマーレビューのチェック）
上記のような項目を一通りチェックしたうえで、自身にとって一番満足できると判断した通販サイトから商品を購入すると思います。
これって日常生活で割とよくありますよね。人間の意思決定プロセスの一環です。
複数の代替案の中から1つの案を選択する過程または行為のことを指します。以下の4つの活動に分類されます。
①情報活動：意思決定に必要な情報をリサーチする活動。
②設計活動：意思決定のための複数の代替案を作成する活動。
③選択活動：作成した複数の代替案の中から1つの案を選択する活動。
④評価活動：選択した案が適切だったかを検討、評価する活動。次回に向けたフィードバック。
上記で記載した項目は、「責任者としてイベント運営を全うするためにどうすべきか」を決める意思決定プロセスであるのです。
逆に言えば、イベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者として採用した人に対して、主催者はこの意思決定プロセスを求めていることになります。
少しキツく見えるかもしれませんが、主催者がイベントの質と信用を託すというのはそれだけの重みを乗せているんだということをご理解いただければと思います。
分からないことや判断出来ないことは素直に認め、主催者と協議する
上記の項で記載したことと少し相反するようですが、これは非常に大事な観点です。
上記で記載した通り、責任者・副責任者としてイベント運営を遂行してもらうためには事前にある程度の準備と把握は必要不可欠です。（どのスタッフ業務にも言えることですが）
しかし、イベント当日には緊急事態や不測の事態など、事前に把握や予測をしていなかった事案が発生することもあり得ます。私自身の経験上でも、事前準備通りにイベント進行することの方が少なかったです。
事前に完璧な準備をするというのはほぼ不可能に近いです。
ここで大事になるのが「分からないこと、判断出来ないことは素直に認める」ことです。
言い換えれば、「知ったかぶりはNG」ということ。
イベント（会場）責任者・副責任者という言葉の響きから、全てを自分達だけで対応完結させねばならないとお考えになっている方が時おりいらっしゃいますが、場合によっては誤った判断を下してしまうリスクもあるため、却って危険です。
主催者側も100％現地で対応解決を求めることはまずありません。どうしても分からないこと・判断が難しいことが発生した場合はむしろ認めて、早く主催者に連絡をする方が良いです。結果的に主催者と対応協議できるので対応案も早く決まることになります。
イベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者という役割は、言葉の響きから負担やプレッシャーを過度に感じてしまう方もいるかもしれませんが、「当日ミスやトラブルなくイベントを進行し、参加者全員に満足して帰っていただく」ための責任者・副責任者であるということを頭に入れて、業務にあたっていただければと思います。
まとめ ～主催者が求めるのは臨機応変さとリーダーシップ～
いかがでしょうか。
今回はイベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者が持つべき心構え、留意すべき点について説明してきました。
上記で記載してきた通り、イベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者は、当日のイベント運営を正確にトラブルなく遂行してもらうとともに、主催者の代弁者としての役割も果たしていただくことになります。
繰り返しになりますが、責任者・副責任者の役割に採用するということは、主催者は、イベントの質と主催者の信用に関する担保をその人に任せられると判断しているということです。
一見重たい表現に感じるかもしれませんが、必要以上に気負う必要はありません。
主催者やイベント参加者が何を求めているのかを考えて把握し、事前に準備しておけば全く問題ありません。
全てを完璧にこなす必要はありません。予想外の事態はままありますし、判断出来ない事案があれば速やかに主催者に連絡してもらえれば良いのです。
まとめると、主催者がイベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者に求めていることは「その場の状況に応じて臨機応変に取り仕切ることが出来るリーダーシップ」であるとも言えるのです。
過去記事でも紹介していますが、イベント運営スタッフ業務には様々な職種があります。
これからイベント（会場）責任者・イベント（会場）副責任者の業務に就労される機会があるみなさん、上記に記載した観点に留意して準備を進めていただければと思います。
それでは今回はこの辺で。長々お付き合いいただき有難うございました m(__)m
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