たった１つ！説明上手・プレゼン上手になるための方法

こんにちは。モウカクです。
今回は説明が上手くない人の特徴と説明上手・プレゼン上手になるためのコツについて思うことを書いていきたいと思います。

私は会社員時代から長年メンターとして活動してきており、これまでに数多くのメンティの皆さんの相談を受けてきました。また、それ以外にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催・責任者として通算100件強のイベントに携わり、数多くのスタッフの説明や進行を見させていただいた経験があります。

今回は受け持っていたメンティからよく相談を受けていた内容でもあり、イベント運営スタッフのスキルとしても重要である「説明を上手に進めるコツ」について、私なりの視点で説明してみたいと思います。
よろしければ最後までお付き合いください。それではいきましょう。

説明が上手くないタイプの特徴 3つ

以前関わりのあったメンティやイベント運営スタッフから、よくこんな相談・悩みを受けていました。

実際に話を聞いてみると、過去に人前で何らかの説明やプレゼンを行った際に周りから良い評価が得られなかったことで自信を失い、苦手意識を持たれた方が非常に多かった印象です。
そしてお話を聞いていくうちに、説明やプレゼンに苦手意識を持っている人にはいくつかの共通項がありました。
今回はその共通項について紹介したいと思います。

聞かれたこと・質問内容にちゃんと答えていない

いわゆる物知り、博識な人に割と見られる傾向です。
自身の知識が豊富なことで、物事の説明に自身の知っていることを付加してしまうことで話の焦点がどんどんズレていってしまう、というパターンですね。

1つ例を挙げてみましょう。以下の場面を想定してみてください。
学校の課題でWord形式でのレポート提出が必要なAくん。ただパソコンが苦手で知識も浅く、Wordもほぼ使ったことがない状態です。そこで、パソコンやソフトに詳しい同級生のBくんに相談することに。

上記の場合、BくんはAくんに対しての説明はそもそも説明の体を為していないと言えます。
理由は、「聞かれたことに答えず、求められていない提案をして話の論点をずらしている」からです。

Bくんには悪気はないのです。おそらくレポートを作成したいAくんの状況を推察し、表・グラフなどを活用するつもりならExcel利用が良いだろうし、データベース活用ならAccess連携、プレゼン資料のように作成ならPowerPointが良いだろう・・・と自分の知っている知識の中から良かれと思ったことをAくんに伝えているのでしょう。

ただ、Bくんには大事な観点が１つ抜け落ちています。
「Aくんが何を知りたいか」に視点が向いていないのです。

Aくんは「Wordを使いたいけど良く分からないから教えてほしい」と言っています。
言い換えると、Aくんの聞きたいことは「Wordの使い方」になります。しかし、上記の例でBくんが答えているのは「レポートの作り方についての手法紹介・提案」です。
少なくともWordの使い方については何も触れていないので、そもそも話が嚙み合っていないことになります。

さらにこの場合、Aくんはパソコンが苦手で知識が浅いため、Bくんの言っていることが「自分が知らないだけで必要なことを教えてくれているんだ」という思考になり、話を最後まで聞いてしまいがちです。
ただ上述の通り、そもそもBくんは質問に答えていないので、Aくんからすると「Bくんの説明は良く分からない」ということになってしまうのです。

これは、聞かれた側も良かれと思って話を進める場合が多いので無意識のうちに陥りがちなパターンともいえます。

自分の知識を必要以上に説明に加えてしまうことで複雑にしている

これもいわゆる物知り、博識な人に割と見られる傾向です。
自身の知識が豊富なことで、物事の説明に自身の知っていることを付加してしまうことで結果的に分かりにくくなってしまっている、というパターンですね。

1つ例を挙げてみましょう。
自家用車の購入を検討しているAさん。自動車の購入は初めてであり、自動車についての知識もほぼありません。
そこで自動車好きな友人のBさんに相談することに。

上記の場合は、BさんはAさんに対しての説明は上手くないと言えます。
理由は、「必要以上の情報を付加し過ぎていることで、結果分かりにくくしている」からです。

上記の項で記載した例と同様で、Bさんには悪気はないのです。
車の購入の相談をされたことで、純粋に相談に乗っているのでしょう。
利用用途は何か、車種について希望はあるのかなど、、、その流れでFF、4WDなどの駆動形式の話をしていることと思います。

では、上記の例でBさんには何が足りないか。
「Aさんと同じ目線」への意識が足りていないのです。

Aさんは自家用車の購入を希望していますが、知識はほぼない状態です。
車の車種名やサイズなども知らない可能性があったのです。まして駆動形式となれば尚のことでしょう。
BさんはAさんの質問に対して回答しようとしていることはうかがえます。ただ、Aさんの知識量の目線に合わせることが出来ていないため、Aさんが置いてけぼりの状態となってしまいます。
Bさんにとっては当然の知識でもAさんにとっては未知の知識となるため、Aさんからすると「Bさんの説明は難しくて良く分からない」ということになってしまうのです。

まとめると、Aさんが「自動車購入に向けて相談したい」という必要条件を提示したのに対して、Bさんは「利用用地、希望車種、サイズ、駆動形式…」と十分条件を含む形で回答していることで、結果的に話を複雑化させているケースといえます。
これも、聞かれた側が良かれと思って話を進めるうちにいつの間にか陥っていることが多いパターンといえます。

自身の成功体験のみをベースにした説明に終始する

これもありがちなパターンです。
私は過去にイベント運営会社で努めていた経験があります。そこでの主催イベントとしてセミナーを開く機会があり、多くのセミナー講師の人の説明やプレゼンを聞く機会に恵まれました。
その時に、「この人は説明上手くないな」「この人の話してる内容は響いているのかな？」と疑問に感じる講師の方も一定数いました。

その方々の共通項として言えるのが、
「自身の成功体験をベースにした説明に終始する」ということです。

テレビドラマなどで誇張されたキャラクターっぽく見えますが、本当にこういうタイプの方はいらっしゃいます。
誤解のないように言いますが、自身が試行錯誤・努力して一定の成果を出したことは大変素晴らしいことですし、大いに誇って良いことだと思います。
ただ、それを他の人に伝達する際には一定の配慮・工夫が必要となります。

実際にあった例を紹介しましょう。
とあるセミナーイベントを開催した時のことです。私は運営スタッフとして会場にいました。
このセミナー時の講師が、成功体験ベースでの説明に終始するタイプでした。
セミナーも終盤に差し掛かり、質疑応答を迎えた時。1人の参加者より質問がありました。

こんなやりとりがありました。
このやりとりで私が率直に感じたことは「どちらも正論。ただし、講師側の方が説得力には欠ける」でした。

自身の成功体験をベースに伝達するのは決して悪い方法ではありません。むしろ非常に有益な情報のはずです。
ただし、その人が置かれていた環境や時代背景などを考慮しなければいけません。
細かくいえば、「●●の環境、時代背景において□□を試してみたら成功した」のであって、「▲▲の環境、時代背景において□□を試してみたら成功」するかは分からないのです。

要は、過去の成功体験に説得力をもたせるには、俯瞰でみて客観的に納得できる論拠が必要であるということです。
その論拠が示せない場合はあくまでもその人自身の成功体験談に過ぎないため、聴いている側としては説得力に欠けるのです。
要は、客観的にみて納得できる論拠が示せない成功体験談に終始する場合は聴き手に説得力を与えられないため、説明が上手くないということになってしまいます。

以上、説明が上手くない人の特徴について、3つ紹介しました。
上記、「私もあてはまるかもしれない」と思った方もいるのではないでしょうか。
では「説明上手・プレゼン上手」になるにはどうすれば良いのか。次の項で説明したいと思います。

説明上手・プレゼン上手になるためのコツ

説明上手・プレゼン上手になるためにはどうすれば良いか。答えは1つです。

「必要最低限なことを端的かつ正確に話す」　

コレです。コレだけです。
「そんな簡単なことか」と思われるかもしれませんが、「そんな簡単なこと」が出来ない場面が沢山あるのです。
私もエラそうにこんなこと書いてますが、上手くできない場面は未だに数え切れないほどありますから。

私も過去に経験ありますが、人前で発表やプレゼンをする機会が巡ったときに、

などと、承認欲求の塊みたいなエゴが心の中を支配することってあると思います (;’∀’)
ただ、改めて思い返してもると、そういう時って思ったような結果を得られてないんですよね。
上記の例で挙げた、「自分の知識を必要以上に説明に加えてしまうことで却って分かりにくくなった」典型例だと思います。

他の人から説明上手・プレゼン上手と思われるのに必要なのは、自分が持ってる豊富な知識ではありません。
説明・プレゼンの場で「必要最低限どのような情報が必要とされているか」を見極め、端的かつ正確に説明することが出来るスキルなのです。

説明上手・プレゼン上手になりたいとお悩みのみなさん。
日常生活での会話の中で何かを説明する場面が巡ってくる時も多々あると思います。
その時に是非、「必要最低限なことを端的かつ正確に話す」ことを意識して話してみてください。
最初は慣れないかもしれませんが、繰り返すうちに慣れて地力がつき、気付けば物事を端的に説明できるスキルが身につくはずですよ！

それでは今回はこの辺で。長々お付き合いくださり有難うございました m(__)m