こんにちは。モウカクです。
今回は、私が過去に勤めていたイベント運営会社での経験談をベースに、「自分の常識は他人の非常識」ということに絡めて綴ってみたいと思います。
私は過去にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催、責任者として通算100件強のイベントに携わってきた経験があります。関わってきた業務は多岐にわたりますが、今回はその中でも「イベント会場の借用」ということにフォーカスした記事になります。
よろしければ最後までお付き合いください。それではいきましょう。
イベント運営に欠かせない要素「会場」
何かしらのイベント運営を実施するに際し、欠かせない要素の1つとなるのが「会場」です。
室内開催・野外開催を問わず、場所を確保出来ない限りはイベント自体の開催がままなりません。私自身、イベント運営会社在籍時には長年会場確保も担当していました。
だからイベントの規模に見合う会場をどこか押さえればいい話でしょ？
こんな声も聞こえてきそうですが・・・
会場確保業務の経験がある立場から言わせてもらうと、会場を確保するということは簡単なことではありません。
大半は半年～1年後までのスケジュールはほぼ埋まっていますし、ある程度規模が大きい会場になれば、2～3年単位で予定埋まってるというのもザラにあります。
会場確保の経験がある人なら共感いただけると思いますが、イベントが開催できることは当たり前ではないのです。
会場選定にあたっては、室内イベント・屋内イベントをひっくるめて概ね以下のような項目をリサーチ、吟味する必要があります。
上記の項目についてそれぞれ深堀した記事について別で投稿していますので、よろしければ以下より確認してみてください。
≪体験談≫会場借用申込書の記載内容により、思わぬ事態に…
イベント運営会社で長年勤務を重ね、会場借用業務に長年携わっていた私。会社からも会場選定に関してはほぼ一任させてもらえる程度のキャリアを積んでいたころ、とんだ失敗をしでかすことになります・・・orz
ではその思い出したくない記憶（苦笑）を掘り起こしてみましょう。
セミナー講習のイベントである会場（以下A会場）を借りた時のことです。過去に借用実績のある会場がそのセミナー開催日には先約が入っていたため、それまで借用実績のないA会場を借用することとなりました。
会場借用に携わったことがある方なら分かるかと思いますが、会場借用に際しては会場所定のフォームにて「会場借用申込書」を提出することがほぼ間違いなく必要となります。
「会場借用申込書」には、イベント名・主催者・当日使用人数・当日責任者氏名などの必要事項を記載して提出することになるのですが、今回の話の主役はこのうちの「当日使用人数」です。この当日使用人数はどこの会場を借用するにあたってもほぼ聞かれることになる必須項目であり、当日の予定来場人数を記載して申込提出するケースがほとんどになります。
この時は過去に何度か同種のセミナー開催の実績があり、来場人数が150～170名程度で推移していたので、多少のバッファを見て「200名」としてA会場に申込提出をしたのでした。
セミナー開催2週間前となり申込締切。この時のセミナー申込は好調に推移し、最終人数は「205名」となりました。私も最終申込人数を見て「申込人数とほぼ近似値に落ち着いたな」と安心し、当日は問題なく運営出来ると考えていました。
ここで落とし穴があったのですが、この時は知る由もありませんでした。
セミナー開催2日前。最終確認で会場側に使用状況を連絡した私。ところが。。。
人数205名とありますがどういうことですか？ウチは200名で承っていますが。
あー。会場申込時点ではまだ申込期間だったものですから正確な人数を記載する
ことが出来ませんでしたので、予定人数として書かせてもらいましたが。
それは困ります。ウチは申込時に正確な人数を書いてもらう決まりです。
ですので200名で貸出となります。
え…？いやいや。申込期間中だったし正確な人数を記載するのは無理でしたよ。当日来場人数の欄は予定人数を書く認識でいましたよ。正確な人数を記載との注意書きもなかったですよね。5名追加何とかならないですか。
ならないです。他の会場はどうか知りませんが、ウチは申込時の記載人数をもって確定としていますので。残り5名はウチでの受け入れは不可です。
・・・・・・
A会場のサイトをよくよく調べてみたら、会場借用申込書とは別ページにて会場使用料に関する説明欄があり、「来場人数×1人当たり単価」で請求しますとの記載を発見したのです。。。
だから申込時の人数を確定と見なすのか。そういうことか。。。
迂闊でした。会場借用業務を長年やっていたことで慣れがあったのも影響したかもしれません。A会場は初めての借用場所だったにも関わらず、会場借用規約をよく確認せず、他会場と同様だろうと会場借用申込書の「来場人数」欄を予定来場人数と思い込んで申込書を提出してしまったのです。
結果、残りの5名分については急遽別日程を手配せざるを得なくなり（セミナー講師のスケジュールの都合上）、該当者に対して日程・会場変更のお詫び対応という形まで影響が拡がってしまうこととなりました。
まとめ ～自分の常識は他人の非常識～
以上、今回はイベント運営会社に勤めていた時のイベント会場確保業務の体験談をベースに、会場借用時に気をつけるべきこと、およびそこから得た学びについて綴ってきました。
この経験から学んだこと。それは「自分の常識は他人の非常識」ということです。
自分自身のやり方がいつでもどこでも通用するとは限らない、時と場合によっては自分のやり方が非常識になるのだということを身をもって痛感した出来事でした。
よくよく考えてみれば、この体験談を振り返ってみると完全に私の1人相撲になっています。
初めての会場借用なのに、他会場とほぼ同じだろうと借用規約の確認をおざなりにしたまま申込提出をした結果、参加者が会場に入りきらず、入りきらなかった参加者は別日振り替えという結果を招いた事。慣れと過信が招いてしまった結果だったと今は思います。
会場借用者と会場貸出者は、少なくとも会場借用申込から会場借用当日まで期間において「ビジネスパートナー」関係にあると言えます。借用側の都合と貸出側の都合、お互いが事前によく確認した上でコンセンサスを得る。ビジネスの協業においては基本であり当たり前の話です。この体験から、改めて基本に立ち返ることの大切さを学んだ気がしています。
この経験以降、私が必ず心掛けていたことがあります。それは「会場自体に対する感謝・リスペクト」。
イベント開催で使わせていただく際、その都度出来る限り足を運ぶようにしました。また、イベント当日には会場に到着した時には「よろしくお願いします」の意味で一礼してから会場入りし、イベント終了後は「有難うございました、またよろしくお願いします」の意味で一礼してから会場を後にすることを徹底するようにしました。
会場自体への感謝・リスペクトを忘れないことが、会場とのパートナーシップの構築、その後の継続したご縁につながるものだと痛感したからです。そして不思議なもので、「感謝・リスペクト」を徹底するようになってから会場との信頼関係が数段上がったのです。
何かの機会で会場借用や確保の業務に携わる皆さんがいらっしゃいましたら、私の上記体験談が何かの参考になれば幸いです。また、本記事をここまで読んで下さった皆さんが「自分の常識が他人の非常識になるってこういう場面でもあるのか」などと感じてもらえたら嬉しく思います。
それでは今回はこの辺で。長々お付き合いくださり、有難うございました m(__)m
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