「イベント会場の借用」に係る注意点・留意点

こんにちは。モウカクです。
今回はイベント運営に関わる話として、「イベント会場の借用」に関わる話を綴ってみたいと思います。

私は過去にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催、責任者として通算100件強のイベントに携わってきた経験があります。関わってきた業務は多岐にわたりますが、今回はその中でも「イベント会場の借用」ということにフォーカスし、「会場借用する上で事前に留意すべき点」について自身の経験をベースにご紹介していきます。
よろしければ最後までお付き合いください。それではいきましょう。

イベント会場借用の注意点・留意点

イベント会場の借用に係る留意点としては、以下の点が挙げられます。
それぞれ細かくみていきましょう。

イベントの趣旨、雰囲気に合致した会場であるか

まず前提として当たり前の内容ですが、イベントの趣旨や雰囲気に即した会場である必要があります。
例えば野球のイベントをサッカー場で行う、その逆でサッカーのイベントを野球場で行うというのは変ですよね。
（まぁイベント自体は出来なくないかもしれませんが…）
イベント開催にあたり、会場に違和感が出てしまっては元も子もありません。まずはこの点に十分に留意して会場選定を行いましょう。

交通アクセスは適切か

イベント参加者が参加の可否を検討するにあたってはイベント会場の立地も重要な観点です。
会場確保に長年携わってきた経験者の立場から言えば、以下の観点に注意して会場選定を行う必要があります。

イベント開催を告知・申込募集をかける際には会場が確定していないというケースもありますが、会場確定前にイベント申込をした人が会場確定後に「交通アクセスが良くないからキャンセルしたい」と申し出てくることはままあります。
折角イベント自体に興味を持ってもらえたのに、会場の交通アクセスが原因で興味を削いでしまうのは非常に勿体ない話ですよね。十分に留意しましょう。

「自分がイベント参加者の立場だったらその会場をどう感じるか」という視点で考えてみることも大事です。

必要な資材・機材・備品（案内掲示、拡声器など）の借用は可能か

イベント開催当日は、参加者に会場を告知するための案内、声掛けによる参加者への指示・誘導などの目的で様々な資材・機材・備品（案内掲示板・拡声器）を使用することになります。
借用会場によって無償貸出対応、有償貸出対応、貸出対応不可など対応は様々です。イベント当日に必要な資材・機材・備品が何かを予めリストアップし、借用会場への確認を行いましょう。

「何を借りることが出来て、何を自前で準備する必要があるのか」この観点を事前に精査しておくことで、イベント当日の会場設営のスピードが全然違ってきます。是非、頭に入れておいていただきたい点です。

事前下見が可能か

意外と見落とされがちな観点ですが、イベント開催前に会場を事前下見しておくことは非常に重要です。
事前下見をすることで以下のようなメリットを得ることが出来ます。

事前下見を行うことにより、「イベント開催当日の動線シミュレート」、「参加者の対応シミュレート」、「誘導員配置場所のシミュレート」などをよりリアルに行うことが出来るので、非常に大事な観点となります。
事前下見については借用会場によって、有償対応・無償対応に対応が分かれます（私の経験上では、対応不可というケースはほぼないと言って良いと良いでしょう）。予算金額・スケジュール等との調整確認は必要ですが、極力事前下見は行う形を強くおススメします。

シミュレートの精度が数段高まりますのでイベント運営の品質向上にも繋がります。まさに「百聞は一見に如かず」です。

参加者人数変更、レイアウト変更等の対応が可能か

各種試験・セミナー・ディスカッション系のイベント開催においては、参加者人数に応じて部屋割りと座席を割り当てていくケースが多いですが、時々、止むを得ない事情で締切後の参加申込を受け付けたり、参加会場の変更申請がくる場合があります（試験系イベントの開催において発生しがちなケースと言えます）。
1名追加。1名会場変更。僅かな数に見えるかもしれませんが、その1名を対応することで席が足りなくなる、レイアウトを変更せざるを得なくなる、といった事態になる場合もあります。

上記のような事態の発生も可能性としてはありますので、参加者人数の変更・レイアウト変更等の対応が可能かどうか、借用会場に予め確認をとっておきましょう。
ちなみに私自身の体験談で、参加者人数変更対応の可否確認を怠ったことで、イベント開催に大きな支障をきたしてしまったことがあります。詳しくは別記事にて紹介していますが、このようなケースもあり得ますので十分に注意していただきたいと思います。

他イベントの開催の有無。有の場合はどの程度の影響が起こり得るか

これも意外と見落とされがちな観点ですが、イベント開催時に他イベントの開催があるかどうかは必ず確認しておきましょう。
特に各種試験・セミナーなどの静穏性が重視されるイベントにおいては、外部環境の状況にはかなり気を配る必要があります。私が経験してきた中では、静穏性が求められたセミナー開催でレンタル会議室を借用した際に、隣の部屋でダンスレッスンが行われたいたというケースも実際にありました。「静かにしてください」と当方の都合を押し付けるわけにもいかず、イベント進行に心を砕いた記憶があります。

最低限、イベント開催当日に他イベント開催の予定があるかどうかは借用会場にしっかり確認しておきましょう。
他イベントの開催が有る場合は、自分達の開催イベントにとってどの程度の影響を及ぼす可能性があるかについて事前にシミュレートしておくと、イベント当時に余裕を持って臨むことが出来ます。

参加者人数分の待機場所は確保可能か

特に中～大規模の屋外イベント時において注意が必要な事項となります。
屋外イベント時は屋内イベント時と比較して参加者の動線が広範囲にわたる傾向が高くなるため、イベント参加者が待機したり開始時刻まで過ごす場所も広がりを見せる傾向にあります。その場合、いざイベント開始集合時刻になってもなかなかイベント参加者が集まらないといった事態になりかねません。

スムーズなイベント進行を行ううえでは、イベント参加者人数分が待機出来るスペースを確保したうえで、イベント当日の待機場所として参加者に案内するのがスムーズです。参加者人数分の待機スペースが確保出来るのか、借用会場に事前に確認しておくと良いでしょう。

お手洗いの数は参加者人数に対して適切か。喫煙者対応をどうするか。

お手洗いの場所や数についても確認が必要です。
特に参加者人数が多いイベントになるほど、留意する必要が出てきます。皆さんも例えば、映画やコンサートなどに行った際にお手洗いが並んでて混んでいる、といった経験はありませんか？
イベント参加者側からすると、お手洗いを済ませたいタイミングというのは意外と限られるものです（会場到着後・集合時間直前・イベント開始直前・イベント中の休憩時間・イベント終了後）。

つまりお手洗いを済まそうと考える心理が同じタイミングで重なるため、とも考えられます。
そればかりが原因というワケではないでしょうが、リスク分散という意味でもお手洗いは男性・女性ともに3～4か所程度を使用出来るよう、借用会場に事前確認しておくのがベターかと思います。

もう1点。喫煙者の対応です。
近年は喫煙スペースが大分限られるようになりました。借用会場によっても、専用スペースであれば喫煙可・会場内は全て禁煙、などで対応がはっきりと分かれます。借用会場に迷惑をかけることのないよう、喫煙対応については事前に正確に確認しておきましょう。
もし借用会場が会場内禁煙だった場合は、喫煙希望者からどこで喫煙出来るかを聞かれるケースもあります。喫煙可能な場所を案内出来るよう事前に把握しておく必要があります（経験上、最寄りのターミナルの公共喫煙スペースか最寄りコンビニの喫煙スペースを案内する場合がほとんどですが）。
イベント参加者に誠実に対応するという観点から、この点も事前下見しておくべき理由の1つと言えます。

最寄りのコンビニまでの動線は適切か。

上記で書いた喫煙者の対応の件とも少し連動しますが・・・
各種試験・セミナー・ディスカッション系のイベント参加者で、まれにこういう参加者がいます。

アナタは何をしにここへ来たんだ、っていうツッコミを何度したくなったか数え出したらキリがないくらい、こういう参加者は一定数います。そして、こういう参加者は大抵、その場でスタッフから貸してもらえると考えています。

私の把握している範囲では、筆記用具を貸し出す主催者・スタッフはいません。中には貸出可能としているイベントもあるのかもしれませんが、大抵は貸出NGです。
要は「自分で準備してください」ということなんですが、その場合に案内することになるのが最寄りのコンビニの場所です。最寄りのコンビニを案内し、筆記用具を購入してきてもらうことになります。
また上記で記載した、最寄りの喫煙可能場所である可能性もありますし、スピード証明写真機も設置してある可能性があります。
借用会場最寄りのコンビニの場所、可能であれば設置されている附帯サービスについても把握しておくと、イベント参加者対応としては十分かと言えます。

貸出料金、支払条件が対応可能な範囲内か。

これは主催者側の体力（予算）面の話になりますが、、、
開催予定のイベントの収支ラインの予測等を踏まえ、「イベント会場の借用費用として幾らまで出せるのか」ということになります。

極端な例ですが、開催イベントで100万円の収益予測に対してイベント会場借用費が200万円だとすると、当該イベントだけに限れば収支はマイナスになりますよね。それでは借用会場としては適当ではないということになります。
開催するイベントに対して、イベント料金・参加者予測人数・借用料金・交通アクセス・顧客満足度（使用満足感）などの要素を勘案し、費用対効果が最も優れていると判断出来る会場を都度選定することが肝要となります。

まとめ

いかがでしょうか。
今回はイベント運営に関わる「会場の借用」にフォーカスして注意点・留意点を私自身の経験談をベースに書いてきました。

会場借用に関して上記のように考える人もいるかもしれませんが、長年経験してきた立場から言わせてもらえば、会場の借用というのはそんな甘いものではありません。

イベント会場の場所を見て、イベント参加の可否を決める参加者もいます。いわば、会場というのはイベントの顔としての側面ももつと言えるのです。
上述してきた観点に留意しつつ、イベント自体の品質を高めてイベント参加者からの使用満足度も高くなる、そんなイベント会場の借用を心がけてほしいと思います。

それでは今回はこの辺で。長々お付き合いいただき有難うございました m(__)m