こんにちは。モウカクです。
今回はイベント運営における会場内誘導員、会場外誘導員が心構えとして持つべきこと、また留意すべき点などについて解説してみたいと思います。
私は過去にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催、責任者として通算100件強のイベントに携わってきた経験があります。その時の経験を踏まえて、「主催者側が求めている観点」によりフォーカスをあてて書き進めていきたいと思います。よろしければ最後までお付き合いください。
それではいきましょう！
持つべき心構え・留意すべき点
事前準備はしっかりと
会場内誘導員・会場外誘導員は、イベント参加者が会場まで迷うことなくスムーズに誘導・案内することを通じて、イベント参加者に余裕をもって当日のイベントに臨んでいただくための安心感を与える役割を担うことになります。イベント参加者の中には、イベント当日に初めて会場周辺を訪れたという方もいらっしゃいます。ただでさえ不慣れな土地で不安がある中、目的地が分からないと不安は増加する一方です。また土地勘のあるなし関係なく、イベントに参加するというのはある程度の緊張感を伴うものです。
このように、すくなからず不安や緊張を抱えていることが多いイベント参加者に対して、まずはスムーズに会場に到着してもらい、余裕をもってイベントに参加していただく必要があります。
よって、事前準備はしっかりと行う必要があります。具体的には、以下の項目は最低限しっかりと準備しておく必要があります。
●当日の業務マニュアルを熟読し、流れを把握する
●必要に応じて当日のイベント会場や会場周辺の事前下見を行い、経路を把握する
●イベント当日の誘導・案内について練習（会場までの経路説明など）を行う。
体調管理は万全にする
体調管理に気をつけることは全てイベントスタッフに共通することですが、会場内誘導員・会場外誘導員は屋外での立ち仕事がメインとなる場合が多いため、特に体力を消耗する割合が多い業務となります。
イベント当日に体調を崩していることがないよう、イベント前1週間程度は極力規則正しい生活を心がけ、体調を万全に保つようにしましょう。
また、会場内誘導員・会場外誘導員は会場までの案内や誘導の際に声掛けを行うことも多いため、喉の調子にも留意する必要があります。酒焼けなどによるガラガラした声、ダミ声、しゃがれた声などは参加者に不快な印象を持たれる可能性があるため、注意が必要です。
イベント参加者以外からも見られている、という自覚をもつ
会場内誘導員・会場外誘導員の大きな特徴として、屋外での立ち仕事が多くなるという性質上、イベント参加者以外の人達の目に触れる機会が多くなる、ということがあります。
別の言い方をすると、イベント参加者以外の視点で見た場合、イベント自体や主催者の質は会場内誘導員・会場外誘導員の立ち振る舞いでほぼほぼ品定めされている、ということです。
過去にあった実例をご紹介しましょう。
あるイベント運営時のことです。そのイベントではイベント参加者に対してアンケートを配布し、任意で回答を依頼していました。
そのアンケートに回答してくれた参加者の1人の回答に以下のような記載がされていたのです。
≪アンケート質問内容≫
当イベントに申し込んだ動機を教えてください。
≪回答内容≫
以前開催のイベント時にたまたまイベント会場の周辺に来ていた。その時の誘導案内スタッフの働きぶりがとても感じが良く印象に残り、イベント主催者を調べるきっかけとなった。今回のイベントは少し関心のある内容だったのもあるが、主催者やスタッフがちゃんとしてそうなので申し込みをすることにした。
私自身も主催者側で携わっていましたが、このアンケート回答を見た時はとても驚きましたし、印象深かったのを覚えています。
こんな形（スタッフが好印象）で興味をもってもらえることもあるんだ…！！
この件に出会うまでは、私自身もイベント参加者以外への視点を考えたことがありませんでしたので、大変大きな気付きを得られた経験でした。
上記の例のように、一見関係なく見えそうなところから縁が繋がることもあります。
イベント参加者以外の人達の目に触れる機会の多い会場内誘導員・会場外誘導員は、「イベント参加者以外は関係ない」というマインドではダメです。むしろ「すれ違う人全てが関わりのある人である」くらいのマインドで業務にあたらなければいけない、ということを意識してほしいと思います。
まとめ ～繋がりは思わぬ形からもある。愛想よく、印象よく～
いかがでしょうか。
今回は会場内誘導員・会場外誘導員が持つべき心構え、留意すべき点について説明してきました。
上記で記載してきた通り、会場内誘導員・会場外誘導員は大きく2つの役割を果たしてもらうことになります。
≪イベント参加者に対して果たす役割≫
イベント参加者が会場まで迷うことなくスムーズに誘導・案内することを通じて、イベント参加者に余裕をもってイベントに臨んでいただく安心感を与えること
≪イベント参加者以外に対して果たす役割≫
案内・誘導業務の姿を通して、イベント自体と主催者に対して好印象をもってもらうこと
言い換えれば、イベント参加者に対しては会社の総合受付や複合施設でのインフォメーションセンターのようなイメージになりますし、イベント参加者以外の人達に対してはイベントのイメージキャラクター的側面を担っていただくことになります。
会場内誘導員・会場外誘導員の役割に採用するということは、主催者はイベント自体と主催者のブランドイメージをその人であれば委ねられると判断しているということです。
一見重たい表現に感じるかもしれませんが、必要以上に気負う必要はありません。
イベント参加者にどう誘導・案内すれば安心してもらえるか、イベント参加者以外から好印象をもたれるにはどういう立ち振る舞いが良いかを考えて把握し、事前に準備しておけば全く問題ありません。
ただ繰り返しになりますが、会場内誘導員・会場外誘導員は、イベント参加者はもちろんイベント参加者以外の人達からも見られているという意識をしっかりと持つ必要があります。特に、イベント参加者以外の人達は誘導員の立ち振る舞いでイベントの品質や主催者の質を大方見定めてしまうので。
イベント進行中はどうしてもイベント参加者に目が向くことになりますが、「イベント参加者以外は無関係」というマインドは禁物です。今回のイベントにたまたま参加していないというだけで、いつどんな形で縁があるかは分からないからです。出会う人全てがお客様であるというマインドで臨むくらいで良いのではないでしょうか。
まとめると、主催者が会場内誘導員・会場外誘導員に求めていることは「イベントのインフォメーションセンター・イメージキャラクター的側面を意識し、ブランドイメージ向上のための愛想のよさ・印象のよさ」であるとも言えるのです。
過去記事でも紹介していますが、イベント運営スタッフ業務には様々な職種があります。
これから会場内誘導員・会場外誘導員の業務に就労される機会があるみなさん、上記に記載した観点に留意して準備を進めていただければと思います。
それでは今回はこの辺で。長々お付き合いいただき有難うございました m(__)m
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