こんにちは。モウカクです。
今回はイベント運営におけるイベント進行役補助、試験監督補助員が心構えとして持つべきこと、また留意すべき点などについて解説してみたいと思います。
私は過去にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催、責任者として通算100件強のイベントに携わってきた経験があります。その時の経験を踏まえて、「主催者側が求めている観点」によりフォーカスをあてて書き進めていきたいと思います。よろしければ最後までお付き合いください。
それではいきましょう！
持つべき心構え・留意すべき点
事前準備はしっかりと
イベント進行役補助・試験監督補助員は、当日のイベントや試験の流れに関する説明補佐の他、イベントの進行に不備や支障となる点がないかをチェックし、必要に応じてフォローしていく大事な役割を担うことになります。
逆を言えば、イベント当日の進行の流れをきちんと把握していない場合、万一イベント進行に不備が発生しても気づけないため、イベント進行に支障をきたします。その結果、イベント自体の質と主催者の信用を低下させることにも繋がってしまいます。
よって、事前準備はしっかりと行う必要があります。具体的には、以下の項目は最低限しっかりと準備しておく必要があります。
●当日の業務マニュアルを熟読し、流れを把握する
●当日の進行手順を確認・熟読し、イベント進行に不備が発生しそうな箇所をピックアップする
●イベント当日の説明内容（イベント進行役・試験監督員が説明する内容）についても把握しておく
単なる補助員・補佐と考えるのはNG
上記の項でも記載しましたが、イベント進行役補助・試験監督補助員は、当日の説明進行補佐はもちろんですが、
それと同等に大事なのがイベント進行に不備や支障となる点がないかをチェック、必要に応じてフォローするという役割です。
言い換えれば、単なる補助員・補佐ではないということです。イベントの運営・進行をスムーズに進めるための監視員といったほうがイメージに近いかもしれません。
実例をご紹介しましょう。
以前、セミナー形式のイベントを開催したときのことです。定員50名程度のセミナーだったこともあり、イベント進行役を1名、イベント進行役補助を1名採用することとしました。
迎えたイベント当日。
イベント進行役の方が当日の流れを説明していた際、説明すべき箇所を数か所飛ばしてしまったのです。
イベント進行役は飛ばしてしまったことに気付いていないので、本来であればイベント進行役補助の方が速やかに指摘、説明し直しをすべきところですが、、、この時のイベント進行役補助の方は説明が飛んでいることに全く気付きませんでした。
結果、セミナー参加者の数名から「流れが良く分からない」「説明が抜けているのではないか」との指摘を受けて、初めて事態に気付くこととなったのです。
（ちなみに、この時のイベント進行役の方は過去に何度もイベント進行役を依頼した実績があり、問題なく進行いただけていた方でした。後日ヒアリングした際、「従来と変わらず、事前に準備して臨んだつもりでしたが・・・結果迷惑をかけてしまい申し訳ありません」との回答でした。要は実績を積んでいる方でも、この時のように上手くいかないケースがあり得るということです。）
一方、イベント進行役補助の方への後日ヒアリング。
結果は以下の回答でした。
自分はイベント進行役の補助だから、プリントなどの配布をすれば良いだけだと思っていた。説明は進行役がやるのだから自分には無関係だと思った。
結論から言えば論外です。話になりません。
その程度の意識だった人をスタッフとして採用し、指導が行き届かなかった主催者の責任ではありますが。。。
上記のイベント時は、事前にイベント当日の業務マニュアルをスタッフに配布し、事前準備を各人に依頼していました。一方で、進行役補助員の業務内容として「イベント進行時に不備や支障がないかをチェックし、必要に応じてフォローする」旨も採用時に併せて通知していたのです。
この時の進行役補助員の方は、イベント当日の業務内容を「当日のプリントなどの配布」のみだと思い込み、正しい業務内容を全く把握していなかったのです。
イベント進行役補助・試験監督補助員の業務は、イベント進行中は滞りなく不備や支障となる点がないかを常時チェックすることになりますので、非常に神経を使うことになります。
イベント進行役補助・試験監督補助員という役割は、補助という言葉の響きから業務内容を簡単、安易なものと感じてしまう方もいるかもしれませんが、「当日ミスやトラブルなくイベントを進行し、参加者全員に満足して帰っていただく」ために必要不可欠な存在であるということを頭に入れて、業務にあたっていただければと思います。
まとめ ～イベント運営に潜むリスクに目を凝らすSP。広い視野が大事～
いかがでしょうか。
今回はイベント進行役補助・試験監督補助員が持つべき心構え、留意すべき点について説明してきました。
上記で記載してきた通り、イベント進行役補助・試験監督補助員は、当日の進行役・監督員の進行補佐と併せて、イベント進行に不備や支障となる点がないかをチェック、必要に応じてフォローするという役割も果たしていただくことになります。
別の表現をすれば、当日のイベントの質、主催者の信用はイベント進行役補助・試験監督補助員のチェックによって担保される部分が大きい、と言っても過言ではありません。イベント進行役補助・試験監督補助員の役割に採用するということは、主催者は、イベント進行中のイベントの質と主催者の信用に関する担保をその人に任せられると判断しているということです。
一見重たい表現に感じるかもしれませんが、必要以上に気負う必要はありません。
イベント当日の流れをきちんと正確に把握し、事前に準備しておけば全く問題ありません。
ただし上記の項でも記載しましたが、単なる補助員・補佐要員と考えて業務に臨むのはNGです。繰り返しになりますが、イベント進行役・試験監督員がイベント参加者の先導や雰囲気作りを担っているのに対し、イベント進行役補助・試験監督補助員はイベント進行に不備や支障となる点がないかをチェック、フォローする役割が非常に重要になります。そのためにはイベント進行中は常に視野を広くもってチェック、監視する姿勢が必要です。
「当日ミスやトラブルなくイベントを進行し、参加者全員に満足して帰っていただく」ために必要不可欠な存在であるということを頭に入れて業務に臨んでいただけると良いと思います。他のイベントスタッフとは違った緊張感、やりがいを感じられると思います。
まとめると、主催者がイベント進行役補助・試験監督補助員に求めていることは「イベント運営に潜むリスクに目を凝らし、トラブルを未然に防止するようフォローする」ことであるとも言えるのです。要人護衛のSPやガードマンのようなイメージをしていただくとよいかもしれません。
過去記事でも紹介していますが、イベント運営スタッフ業務には様々な職種があります。
これからイベント進行役補助・試験監督補助員の業務に就労される機会があるみなさん、上記に記載した観点に留意して準備を進めていただければと思います。
それでは今回はこの辺で。長々お付き合いいただき有難うございました m(__)m
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