イベント進行役（MC）・試験監督員が持つべき心構えと留意点

こんにちは。モウカクです。
今回はイベント運営におけるイベント進行役（MC）、試験監督員が心構えとして持つべきこと、また留意すべき点などについて解説してみたいと思います。

私は過去にイベント運営の会社に勤めており、各種イベント運営の主催、責任者として通算100件強のイベントに携わってきた経験があります。その時の経験を踏まえて、「主催者側が求めている観点」によりフォーカスをあてて書き進めていきたいと思います。よろしければ最後までお付き合いください。
それではいきましょう！

持つべき心構え・留意すべき点

事前準備はしっかりと

イベント進行役（MC）・試験監督員は、当日のイベントや試験の流れに関する説明の他、イベントの進行に関して参加者を先導していく大事な役割を担うことになります。
逆を言えば、イベント当日の進行の流れをきちんと把握せず説明が出来ない場合には、イベント参加者は不安を募らせ、イベント進行に支障をきたします。その結果、イベント自体の質と主催者の信用を低下させることにも繋がってしまいます。
よって、事前準備はしっかりと行う必要があります。具体的には、以下の項目は最低限しっかりと準備しておく必要があります。

体調管理（特に喉）に注意する

体調管理に気をつけることは全てイベントスタッフに共通することですが、イベント進行役（MC）・試験監督員は説明や進行がメインとなるため、特に喉を使う割合が多い業務となります。
風邪などの体調不良はもちろんのこと、酒焼けなどによるガラガラした声、ダミ声、しゃがれた声などにも気を付けましょう。
特に試験監督員の場合は、イベントの性質自体が静穏性が高く、参加者（受験者）の中にはナーバスな方も一定数いることが想定されるため、喉の不調は致命傷となります。十分に気をつけましょう。

過度なシミュレーションは禁物

上記の項で記載しましたが、イベント当日に臨むに当たっては事前準備をしっかりと行う必要があります。
ただ一方で、過度にシミュレーションを行うことはおススメしません。

何故かというと、過度にシミュレーションをし過ぎると、良くも悪くもシミュレーションした通りの動きしか取れなくなってしまうリスクが高くなるためです。
私自身はこれまでに数多くのイベント運営の進行を務めた経験がありますが、実際のイベント運営においては想定外の事案というのはまま起こり得ます。自身の過去の経験則からも断言できます。

実例でお話しましょう。
過去にイベント進行役として採用したスタッフの方で、事前に当日の流れを完全にシミュレーションしてきた方がいた事があります。
当日のタイムテーブル、話す内容、説明にかける時間配分、進行時の態度などについて自分の中で完全に作り上げてきたのです。

ところが。
当日は悪天候で公共交通機関に一部遅延が生じていました。イベント参加者もその影響を受けてしまい、全体の2割程度の参加者から「集合時間に間に合わず遅れそうだ」という連絡が主催者側に複数入ることとなりました。
これを受けて主催者が対応を協議し、以下の対応とすることを決定しました。

上記対応内容をイベント（会場）責任者に連絡、了承を得て進めることとなりました。
ただ。ここでイベント進行役の方が強い抵抗を示したのです。

私は当初の予定通りで準備してきたので、いきなり予定変更されても困ります。時間配分が変更になったらどう進行していいのか分かりません。私には出来ないので無理です。

イベント（会場）責任者から状況を説明してもらい、イベント進行の業務自体は遂行してもらいました。
ただ、本人的には想定していた出来とは程遠かったようで、業務終了後に改めて主催者側に異議が入りました。

私はイベント進行役を完璧にこなそうと事前に必死で準備した。それが直前で変わってしまったので自分の思った通りのパフォーマンスが出来なかったので納得できない。

いやいやいや。
言いたいことは分かりますが、主催者としては非常に困ります。
上記のイベント時は、事前にイベント当日の業務マニュアルをスタッフに配布し、事前準備を各人に依頼していました。一方で、業務マニュアルのタイムテーブルはあくまで目安、当日の状況によって変更の場合もあり得る旨も併せて通知していたのです。

この時のイベント進行役のスタッフは、タイムテーブル変更の可能性を想定出来ていなかったのです。
事前に準備、シミュレートを進めるのは大変素晴らしいことですが、過度にやり過ぎると、柔軟な対応が出来なくなってしまうことも考えられるのです。
あくまで私の肌感ですが、事前のシミュレーションは8割程度に留めておき、あとの2割はアソビを持たせるくらいでも良いのかなと思います。当日の流れに応じてノリでこなす感じですね。敢えてアソビを持たせておくほうが、想定外の事案が発生した場合に余裕を持って対応しやすくなるのは私自身の経験則からも間違いないと思います。

過度なシミュレーションはせず、当日の流れに応じてノリで進める、ということを意識してみてください。

まとめ ～スムーズな進行と併せて雰囲気・空気感作りが肝要～

いかがでしょうか。
今回はイベント進行役（MC）・試験監督員が持つべき心構え、留意すべき点について説明してきました。

上記で記載してきた通り、イベント進行役（MC）・試験監督員は、当日のイベントの流れを参加者に説明することをメインに、イベント参加者を先導する役割も果たしていただくことになります。
別の表現をすれば、当日のイベントの成否はイベント進行役（MC）・試験監督員の進行次第で決まる、と言っても過言ではありません。イベント進行役（MC）・試験監督員の役割に採用するということは、主催者は、イベントの成功をその人であれば任せられると判断しているということです。

一見重たい表現に感じるかもしれませんが、必要以上に気負う必要はありません。
主催者やイベント参加者が何を求めているのかを考えて把握し、事前に準備しておけば全く問題ありません。
上記の項でも記載しましたが、過度に準備し過ぎる必要はありません。ガチガチに準備することで却って凝り固まってしまい、柔軟な対応が出来なくなるリスクがあるからです。
当日の状況に応じて、ノリで進めることを少しずつで良いので意識してみてください。結果的に業務自体も楽しんで取り組めると思いますよ！
まとめると、主催者がイベント進行役（MC）・試験監督員に求めていることは「イベントのスムーズな説明と参加者の先導、イベントの成功に向けた雰囲気・空気感の醸成」であるとも言えるのです。

過去記事でも紹介していますが、イベント運営スタッフ業務には様々な職種があります。
これからイベント進行役（MC）・試験監督員の業務に就労される機会があるみなさん、上記に記載した観点に留意して準備を進めていただければと思います。

それでは今回はこの辺で。長々お付き合いいただき有難うございました m(__)m